POLITYKA PRYWATNOŚCI
Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Analityków Mediów Elektronicznych z siedzibą w Gdańsku, wpisane do Rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej pod numerem KRS 0000824851, posiadające NIP 8792719419 oraz REGON 385358200 (dalej jako: „Stowarzyszenie” albo „SAME”). Niniejsza Polityka wyjaśnia, w jaki sposób Administrator gromadzi i przetwarza dane osobowe w związku z prowadzoną działalnością społeczną.
Kontakt ze Stowarzyszeniem w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możliwy jest pod adresem mailowym biuro@same.org.pl oraz korespondencyjnym: Stowarzyszenie Analityków Mediów Elektronicznych, ul. Kartuska 418C/A10, 80-125 Gdańsk. Stowarzyszenie nie wyznaczyło Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod ww. adresem mailowym.
Stowarzyszenie przetwarza wszelkie dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, tj. w szczególności Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako RODO) na zasadach określonych poniżej.
W przypadku osób małoletnich Stowarzyszenie przetwarza dane osobowe z uwzględnieniem szczególnych wymogów wynikających z przepisów prawa oraz charakteru prowadzonych działań edukacyjnych, w szczególności mając na uwadze ochronę praw i interesów osób niepełnoletnich. Stowarzyszenie stosuje również Standardy Ochrony Małoletnich, określające zasady zapewnienia bezpieczeństwa dzieci i młodzieży uczestniczących w działaniach realizowanych przez Stowarzyszenie.
W związku z prowadzoną działalnością, Stowarzyszenie zbiera i przetwarza na następujących zasadach dane osobowe osób fizycznych, będących:
| Kategorie danych | Dane przetwarzane w ramach wysyłki newslettera. |
| Rodzaj danych | Podstawowe dane identyfikacyjne (imię, nazwisko bądź pseudonim), adres e-mail. |
| Cel przetwarzania | Przesyłanie newslettera, zarządzanie subskrypcją, archiwizacja prowadzonej korespondencji oraz ochrona przed roszczeniami. |
| Podstawa prawna | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO. |
| Okres przetwarzania | Dane przetwarzane będą przez okres wysyłki newslettera, do momentu rezygnacji z jego otrzymywania przez subskrybenta lub otrzymania stosownego żądania lub sprzeciwu od osoby, której dane dotyczą. |
| Kategorie danych | Dane przetwarzane w ramach wpłat dokonywanych na Stowarzyszenie |
| Rodzaj danych | Podstawowe dane identyfikacyjne (imię, nazwisko bądź pseudonim), numer telefonu, adres e-mail, adres i miejsce zamieszkania. Informacje podane podczas dokonywania wpłaty, w zakresie w jakim w/w przekazywane są Stowarzyszeniu przez dostawcę usług szybkich płatności. |
| Cel przetwarzania | Zbiórka dobrowolnych darowizn na działalność statutową Stowarzyszenia, realizowanie obowiązków obciążających Stowarzyszenie w myśl powszechnie obowiązujących przepisów prawa i/lub zawartych przez Stowarzyszenie umów z podmiotami wspierającymi jego działalność, archiwizacja korespondencji, w związku z obroną przed roszczeniami i dochodzeniem roszczeń własnych. |
| Podstawa prawna | Art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO. |
| Okres przetwarzania | Dane przetwarzane będą przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z wykonaną darowizną lub przez okres przechowywania dokumentów księgowych bądź dowodów księgowych wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w zależności od tego, który z tych okresów będzie dłuższy. |
| Kategorie danych | Dane przetwarzane w związku z zapytaniami, żądaniami lub zgłoszeniem dezinformacji. |
| Rodzaj danych | Podstawowe dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, pseudonim)adres e-mail, dane osobowe zawarte w wiadomości. |
| Cel przetwarzania | Udzielenie odpowiedzi na przesłane zapytania, wnioski lub zgłoszenia, analiza otrzymanych informacji w ramach działalności statutowej Stowarzyszenia, a w przypadku przygotowywania publikacji lub analiz zawierających informacje przekazane przez użytkownika – wyłącznie po odpowiednim zabezpieczeniu danych osobowych lub uzyskaniu wymaganej podstawy prawnej. |
| Podstawa prawna | Art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO. |
| Okres przetwarzania | Dane przetwarzane będą przez okres prowadzenia korespondencji. Następnie zaś przetwarzanie w/w zostanie ograniczone do ich archiwizacji przez Administratora do momentu utraty przydatności w/w i/lub otrzymania stosownego żądania lub sprzeciwu od osoby, której dane dotyczą. |
| Kategorie danych | Dane przetwarzane w ramach aktywnego uczestnictwa Stowarzyszenia na portalach społecznościowych. |
| Rodzaj danych | Podstawowe dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, pseudonim, wizerunek). |
| Cel przetwarzania | Wchodzenie przez Stowarzyszenie w interakcje z osobami korzystającymi z serwisów społecznościowych, realizowanie obowiązków obciążających Stowarzyszenie w myśl powszechnie obowiązujących przepisów prawa i/lub zawartych przez Stowarzyszenie umów z podmiotami wspierającymi jego działalność, archiwizacja korespondencji w związku z obroną przed roszczeniami i dochodzeniem roszczeń własnych. |
| Podstawa prawna | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO. |
| Okres przetwarzania | Dane przetwarzane będą do momentu usunięcia stosownego komentarza, wpisu, opinii czy innej interakcji i/lub przerwania funkcjonowania profili Stowarzyszenia w danych portalach społecznościowych. Następnie zaś przetwarzanie danych zostanie ograniczone do ich archiwizacji przez Stowarzyszenie do momentu utraty przydatności w/w i/lub otrzymania stosownego żądania lub sprzeciwu od osoby, której dane dotyczą. |
| Kategorie danych | Dane przetwarzane w ramach rejestracji osób na szkolenie wstępne przez system analizy przekazów medialnych. |
| Rodzaj danych | Podstawowe dane identyfikacyjne (imię i nazwisko), adres e-mail, numer telefonu oraz – w przypadku osób wykonujących świadczenia wolontariackie lub odbywających praktyki studenckie – także adres zamieszkania, data urodzenia i numer dokumentu tożsamości, jeżeli jest to niezbędne do zawarcia i realizacji porozumienia o wolontariat lub prowadzenia wymaganej dokumentacji. Zakres przetwarzanych danych może różnić się w zależności od celu i charakteru współpracy ze Stowarzyszeniem. |
| Cel przetwarzania | Utworzenie konta w ramach systemu analizy przekazów medialnych, odpowiadanie na wiadomości, koordynacja wolontariatu i praktyk studenckich, zawieranie oraz realizacja umów o wolontariat, prowadzenie wymaganej dokumentacji związanej z wolontariatem i praktykami studenckimi, a także realizowanie obowiązków wynikających z przepisów prawa, zawartych umów oraz wymagań związanych z realizacją i rozliczaniem projektów finansowanych lub współfinansowanych przez podmioty wspierające działalność Stowarzyszenia, obrona przed roszczeniami i/lub dochodzenie roszczeń własnych. |
| Podstawa prawna | Art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO. |
| Okres przetwarzania | Dane przetwarzane będą przez okres utrzymywania przez osobę, której dane dotyczą, aktywnego konta w systemie analizy przekazów medialnych. Następnie zaś przetwarzanie danych zostanie ograniczone do ich archiwizacji przez Stowarzyszenie do momentu utraty przydatności w/w i/lub otrzymania stosownego żądania lub sprzeciwu od osoby, której dane dotyczą – okres przechowywania danych będzie przy tym nie krótszy, niż wynika to z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. |
| Kategorie danych | Dane przetwarzane w związku ze zgłoszeniem zainteresowania uczestnictwem w danym wydarzeniu oraz w związku z partycypacją w w/w. |
| Rodzaj danych | Podstawowe dane identyfikacyjne (imię, nazwisko), adres e-mail. |
| Cel przetwarzania | Organizacja wydarzenia oraz umożliwienie osobie, której dane dotyczą, wzięcia w nim udziału, realizowanie obowiązków wynikających z przepisów prawa, zawartych umów oraz wymagań związanych z realizacją i rozliczaniem projektów finansowanych lub współfinansowanych przez podmioty wspierające działalność Stowarzyszenia, archiwizacja korespondencji w związku z obroną przed roszczeniami i dochodzeniem roszczeń własnych. |
| Podstawa prawna | Art. 6 ust. 1 lit. a oraz f RODO. |
| Okres przetwarzania | Dane przetwarzane będą do czasu zakończenia organizowanego wydarzenia. Następnie zaś przetwarzanie w/w zostanie ograniczone do ich archiwizacji przez Administratora do momentu utraty przydatności w/w i/lub otrzymania stosownego żądania lub sprzeciwu od osoby, której dane dotyczą. |
| Kategorie danych | Dane przetwarzane w związku z dokumentacją wydarzeń organizowanych przez Stowarzyszenie. |
| Rodzaj danych | Wizerunek utrwalony na fotografiach lub materiałach audiowizualnych. |
| Cel przetwarzania | Dokumentowanie działalności statutowej Stowarzyszenia, informowanie o realizowanych działaniach, promocja działalności społecznej Stowarzyszenia w kanałach komunikacji, w szczególności na stronie internetowej oraz profilach Stowarzyszenia w mediach społecznościowych. |
| Podstawa prawna | Art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO – w zależności od charakteru publikacji i podstawy wykorzystania materiałów. |
| Okres przetwarzania | Do czasu wycofania zgody lub ustania celu publikacji, z uwzględnieniem obowiązków archiwizacyjnych Stowarzyszenia. |
| Kategorie danych | Dane przetwarzane w związku z nawiązywaniem, realizacją i dokumentowaniem współpracy ze Stowarzyszeniem. |
| Rodzaj danych | Podstawowe dane identyfikacyjne (imię i nazwisko), dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu), informacje zawarte w prowadzonej korespondencji oraz dane niezbędne do realizacji określonego rodzaju współpracy, w szczególności dane zawarte w umowach, dokumentach rozliczeniowych lub dokumentacji projektowej. |
| Cel przetwarzania | Nawiązywanie i utrzymywanie kontaktu ze współpracownikami, realizacja współpracy przy działaniach statutowych i projektach prowadzonych przez Stowarzyszenie, zawieranie i wykonywanie umów, organizacja działań, komunikacja związana z realizacją współpracy, prowadzenie dokumentacji oraz realizowanie obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności obowiązków podatkowych, księgowych i sprawozdawczych, a także ochrona przed roszczeniami i dochodzenie roszczeń własnych. |
| Podstawa prawna | Art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO. |
| Okres przetwarzania | Dane przetwarzane będą przez okres trwania współpracy ze Stowarzyszeniem, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, w zależności od tego, który z tych okresów będzie dłuższy. |
| Kategorie danych | Dane przetwarzane w związku z korzystaniem z materiałów edukacyjnych, platform internetowych lub innych narzędzi udostępnianych przez Stowarzyszenie. |
| Rodzaj danych | Podstawowe dane identyfikacyjne (imię i nazwisko), dane kontaktowe (adres e-mail, Podstawowe dane identyfikacyjne (imię, nazwisko lub pseudonim), adres e-mail oraz dane przekazane dobrowolnie przez użytkownika w związku z korzystaniem z udostępnianych materiałów lub narzędzi. |
| Cel przetwarzania | Udostępnianie materiałów edukacyjnych, obsługa użytkowników, komunikacja związana z korzystaniem z oferowanych zasobów, prowadzenie statystyk dotyczących wykorzystania materiałów oraz realizacja i rozliczanie projektów finansowanych lub współfinansowanych przez podmioty wspierające działalność Stowarzyszenia. |
| Podstawa prawna | Art. 6 ust. 1 lit. a oraz f RODO. |
| Okres przetwarzania | Dane przetwarzane będą przez okres niezbędny do realizacji wskazanych celów, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub do czasu utraty przydatności danych. |
Stowarzyszenie zobowiązuje się przetwarzać wszelkie powierzone dane osobowe z zastosowaniem przyjętych zasad, wytycznych i środków technicznych mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa w/w danych. Wszelkie osoby upoważnione przez Stowarzyszenie do dostępu do przetwarzanych danych osobowych zobowiązane są do przestrzegania powyższych regulacji, a także do zachowania w bezwzględnej poufności tak treści przetwarzanych danych, jak i informacji o środkach mających zapewnić ich bezpieczeństwo.
Stowarzyszenie zastrzega sobie prawo do przekazywania danych osobowych podmiotom trzecim – dostawcom usług wykorzystywanych w ramach realizowanych świadczeń (dostawcy serwerów, poczty e-mail czy dostawcy szybkich płatności). Podmiotom tym Stowarzyszenie powierza dane w minimalnym zakresie koniecznym do realizacji określonego świadczenia, a dostawcy w/w usług zobowiązani są do przestrzegania zasad i wytycznych zapewniających bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych.
W zależności od charakteru świadczonych usług odbiorcami danych mogą być w szczególności dostawcy usług hostingowych, poczty elektronicznej, systemów do wysyłki newslettera, operatorzy płatności elektronicznych, dostawcy narzędzi analitycznych i statystycznych, dostawcy usług informatycznych oraz podmioty świadczące usługi księgowe, prawne lub organizacyjne na rzecz Stowarzyszenia. Dane przekazywane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów przetwarzania.
W przypadku korzystania z usług dostawców mających siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich. W takich przypadkach Stowarzyszenie zapewnia stosowanie odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przepisami RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innych mechanizmów przewidzianych w przepisach prawa.
W związku z realizacją projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków publicznych, prywatnych lub pochodzących od innych instytucji wspierających działalność Stowarzyszenia, dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom finansującym, operatorom programów grantowych, instytucjom publicznym, podmiotom uprawnionym do kontroli lub ewaluacji realizacji projektów oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa lub zawartych umów. Zakres przekazywanych danych każdorazowo ograniczony jest do danych niezbędnych do realizacji obowiązków związanych z danym projektem lub rozliczeniem otrzymanego wsparcia.
Jednocześnie Stowarzyszenie nie sprzedaje ani nie udostępnia powierzonych danych jakimkolwiek innym podmiotom. Przetwarzanie danych powierzonych przez Stowarzyszenie podmiotom trzecim ma na celu jedynie sprawne funkcjonowanie procesów koniecznych do realizacji oferowanych świadczeń.
Dane osobowe przetwarzane przez Stowarzyszenie nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, wywołującemu skutki prawne wobec osób, których dane dotyczą.
Jeżeli podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda osoby, której dane dotyczą, osoba ta ma prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Osoba, której dane osobowe przetwarzane są przez Stowarzyszenie, może żądać:
W przypadku upublicznienia danych osoba, której dane dotyczą może żądać również podjęcia przez Stowarzyszenie rozsądnych działań (z uwzględnieniem kosztów i dostępnej technologii) zmierzających do powiadomienia innych administratorów przetwarzających kopię czy replikację danych o żądaniu usunięcia danych (tzw. prawo do bycia zapomnianym);
W okresie ograniczenia przetwarzania danych osobowych, Stowarzyszenie uprawnione jest do przechowywania danych, a ich przetwarzanie możliwe jest tylko za zgodą osoby, której dane dotyczą, bądź też w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej albo z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii lub państwa członkowskiego; wydania jej tych danych osobowych, które dostarczyła Administratorowi, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Dane mogą zostać wydane w/w osobie, jak i – gdy jest to technicznie możliwe – przekazane bezpośrednio administratorowi wskazanemu przez osobę, której dane dotyczą.
Odmowa zrealizowania w/w żądań przez Stowarzyszenie musi znajdować uzasadnienie w przepisach powszechnie obowiązującego prawa, a w szczególności w RODO.
Celem uniknięcia wątpliwości należy podkreślić, iż każda osoba, która wyraziła zgodę na przetwarzanie jej danych, w każdym czasie uprawniona jest do ograniczenia i/lub cofnięcia zgody na w/w i zobowiązania Stowarzyszenia do usunięcia przetwarzanych danych osobowych.
Osoba, której dotyczą dane, może skorzystać z wyżej omówionych praw poprzez:
Wnioski dotyczące realizacji praw osób, których dane dotyczą, rozpatrywane są bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od dnia ich otrzymania, z zastrzeżeniem przypadków przewidzianych w art. 12 ust. 3 RODO.
Niezależnie od uprawnień omówionych w poprzednich akapitach, osobie której dotyczą przetwarzane dane przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych:
Po otrzymaniu sprzeciwu Stowarzyszenie niezwłocznie ograniczy przetwarzanie danych osobowych na zasadach określonych w poprzednim rozdziale. Następnie w przypadku zasadnego charakteru sprzeciwu, dane osobowe zostaną usunięte przez Stowarzyszenie, o ile za ich dalszym przetwarzaniem dla celów innych niż marketingowe nie będą stały ważne, prawnie uzasadnione podstawy, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą lub dane nie będą stanowić podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. W przypadku złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych dla celów marketingu bezpośredniego, Stowarzyszenie zaprzestanie przetwarzania tych danych w w/w celu.
Osoba, której dotyczą dane, może złożyć sprzeciw poprzez:
Witryna prowadzona przez Stowarzyszenie wykorzystuje pliki cookies niezbędne do jej prawidłowego działania oraz – za zgodą użytkownika – pliki cookies analityczne, funkcjonalne i marketingowe. Pliki cookies mogą być wykorzystywane w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, poprawy jakości świadczonych usług, analizy sposobu korzystania z witryny oraz dostosowania jej zawartości do potrzeb użytkowników.
Użytkownik może zarządzać ustawieniami swojej przeglądarki w zakresie obsługi plików cookies, w tym ograniczyć lub wyłączyć ich zapisywanie. Wyłączenie obsługi plików cookies może wpłynąć na działanie niektórych funkcjonalności witryny.
W zakresie nieuregulowanym Polityką obowiązują przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności RODO.
Stowarzyszenie zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki w przypadku zmian przepisów prawa, sposobu przetwarzania danych osobowych, wykorzystywanych technologii lub zakresu świadczonych usług. Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie internetowej Stowarzyszenia wraz z datą jej ostatniej aktualizacji.
W/w zmiany wchodzić będą w życie wraz z dniem ich ogłoszenia. Polityka wchodzi w życie wraz z dniem 30.09.2024 r. Aktualizacja: 05.08.2026.